De factuur is klaar
nog voor de gast het is
DivePilot maakt van de rekening van de gast een genummerde factuur als hij afrekent, geeft een creditnota uit als er daarna iets verandert en geeft elke aanbetaling haar kwitantie. Elk document komt in de taal van de gast op je eigen briefpapier, blijft precies zoals het is uitgegeven en gaat in één export naar je boekhouder.
Van rekening naar factuur
in één klik
Afrekenen en afsluiten maakt een factuur op voor alles op de rekening wat nog niet gefactureerd is en sluit de rekening daarna af, en het venster laat zien wat het opmaakt voordat je bevestigt. Factuur opmaken maakt er eerder een, voor een bedrijf dat de eerste week van een lang verblijf betaalt, met een voorbeeld van de factuur zoals hij eruit gaat zien. Een rekening kan meerdere facturen hebben, elk met alleen zijn eigen regels.
- Facturen bij Afrekenen en afsluiten, of eerder met Factuur opmaken
- Een voorbeeld voordat er iets genummerd wordt
- Gefactureerde regels vergrendeld en gemarkeerd met hun factuur
- Desgewenst naar de gast gemaild als de rekening sluit
Corrigeren,
nooit herschrijven
Een uitgegeven factuur verandert nooit. Annuleer een gefactureerde regel, geef er korting op of verlaag de prijs, en DivePilot vraagt om een reden en geeft meteen een creditnota op die factuur uit; een verhoging komt op de volgende factuur. Verandert een boeking nadat ze gefactureerd is, dan wacht de verlaging op de rekening als Nog te crediteren en komt ze op een creditnota bij de volgende factuur of bij het afsluiten.
- Een reden op elke creditnota, zichtbaar voor de gast
- Oorspronkelijk en juist bedrag van de factuur naast elkaar
- Boekingswijzigingen gebundeld in één creditnota per factuur
- Een creditering hoger dan de factuur wordt geweigerd
De juiste koper
op de factuur
Een document noemt de gast, tenzij de rekening iets anders zegt. Factuur aan zet tot de eerste factuur een bedrijf of een andere persoon op de rekening, met adres, belastingnummer en in Thailand het filiaal. Ging een factuur toch naar de verkeerde koper, dan maakt Koper corrigeren in één stap een creditnota en een nieuwe factuur voor de juiste koper.
- Een bedrijf of een persoon, met maximaal vier adresregels
- Het belastingnummer en het Thaise filiaal van de koper op het document
- Vergrendeld zodra de rekening haar eerste factuur heeft
- Koper corrigeren, één keer per factuur, met een vervangende factuur
Het document
dat je land verwacht
Hoe een document heet en wat erop moet staan, hangt af van je land, en DivePilot volgt dat: belastingfacturen als je bedrijf geregistreerd is voor de btw of GST, facturen waar de wet daarom vraagt, en een betalingsbevestiging die dat ook zegt waar een gecertificeerd fiscaal systeem je wettelijke registratie moet blijven. In Thailand staat elk label er ook in het Thai bij.
- Belastingfacturen, facturen of betalingsbevestigingen, zoals de regels van je land het vragen
- Het document van elk land op Facturatie per land
- Betalingsbevestigingen waar een fiscaal systeem de wettelijke registratie is
- Je belastingnummer en filiaal gecontroleerd vóór de eerste belastingfactuur
Alles wat je uitgeeft,
op één pagina
De pagina Facturen en kwitanties toont elke factuur, creditnota en kwitantie van je duikcentrum, de nieuwste bovenaan. Filter op soort en datum, zoek er een op nummer, gast of bedrijf, en download hem of stuur hem met één klik opnieuw. Op dezelfde pagina staan de exports waar je boekhouder aan het eind van de maand om vraagt.
- Filters op soort en datum, zoeken op nummer, gast of bedrijf
- Downloaden en opnieuw sturen vanuit elke rij
- Documenten, regels, betalingen en kasafsluitingen als CSV
- De pdf's van een maand als één zipbestand
Wat de boeken op orde houdt
Kwitanties voor geld dat vooraf binnenkomt, nummers waar je boekhouder op kan vertrouwen, documenten die nooit veranderen, en rechten die het factureren bij de mensen houden die jij kiest.
Kwitanties voor aanbetalingen
Maak met één klik een kwitantie voor elke betaling, of zet automatische kwitanties aan voor aanbetalingen en betalingen die binnenkomen voordat de rekening gefactureerd is. Een geannuleerde betaling houdt haar kwitantie, gemarkeerd met Betaling geannuleerd.
Nummers zonder gaten
Facturen, creditnota's en kwitanties hebben elk hun eigen reeks per kalenderjaar, vanaf INV-2026-00001 (PC-2026-00001 waar DivePilot betalingsbevestigingen opmaakt), met voorvoegsels die je zelf kiest. Er wordt nooit een nummer overgeslagen of verwijderd.
Bewaard zoals uitgegeven
DivePilot bewaart de pdf op het moment dat het een document uitgeeft, en elke download geeft precies dat bestand. Elk document wordt geschreven in het gekoppelde journaal achter je rekeningen, dat laat zien of er achteraf iets is veranderd.
Per e-mail verstuurd
Stuur elk document naar de gast vanaf de rekening of de pagina Facturen en kwitanties, met een eigen bericht en de pdf als bijlage, uit naam van je duikcentrum. Een mislukte e-mail wordt gemarkeerd, zodat je hem opnieuw kunt sturen.
In de taal van de gast
Elk document komt in de taal van de rekening van de gast, met je logo en in het ontwerp Classic, Modern of Compact dat je voor je rekeningen koos.
Wie wat mag
Documenten zien, facturen uitgeven, de koper instellen, hem corrigeren, gefactureerde regels wijzigen, kwitanties, e-mail, exports en de instellingen zijn tien aparte rechten, zodat de balie uitgeeft en de eigenaar beslist.
Voordat je de eerste factuur uitgeeft
Dat hangt af van je land: een belastingfactuur als je bedrijf geregistreerd is voor de btw of GST en de wet er een kent, een factuur waar de wet daarom vraagt, en overal elders een genummerde betalingsbevestiging, met je gecertificeerde fiscale systeem of de officiële facturatietool van je land als wettelijke registratie. Facturatie per land laat zien wat DivePilot in elk land opmaakt.
Genummerde betalingsbevestigingen, creditnota's en kwitanties voor je gasten en je eigen administratie, elk met de vermelding dat het geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur is. Blijf de wettelijke documenten uitgeven vanuit je eigen systeem: in Italië het documento commerciale voor een gast en, als de klant om een factuur vraagt, de e-factuur via het SdI, waarvan je het identificativo SdI op het DivePilot-document invult, in Spanje facturen uit je factuursoftware, die vanaf 2027 aan Verifactu moet voldoen, en in Duitsland facturen uit je eigen software, met een gecertificeerde kassa voor contant geld, zoals de kassawet (KassenSichV) vraagt.
Nee, en dat is met opzet. Een uitgegeven factuur wordt bewaard zoals hij was en verandert nooit. Een correctie is een creditnota op die factuur, met de reden zichtbaar voor de gast, en een verkeerde koper herstel je met Koper corrigeren, dat een creditnota en een vervangende factuur uitgeeft.
Ja. Factuur opmaken maakt een factuur voor alles wat tot dan op de rekening staat, bijvoorbeeld voor een bedrijf dat de eerste week betaalt, en Afrekenen en afsluiten factureert later alleen wat daarna is bijgekomen. Een rekening kan zoveel facturen hebben als nodig is.
Je juridische naam en adres in Bedrijf en btw, als je land ze op een factuur vraagt. Met Geregistreerd voor de btw / GST aan ook je belastingnummer, en in Thailand je filiaal. DivePilot zegt welk veld ontbreekt voordat het iets uitgeeft, en de instellingen Facturen en kwitanties zeggen wat je land nodig heeft.
Vanaf de pagina Facturen en kwitanties de documenten, hun regels met de btw per tarief, de betalingen en de kasafsluitingen van elke periode als csv-bestanden die openen in Excel, Numbers of Google Sheets, en alle pdf's van een maand als één zipbestand. DivePilot is niet gekoppeld aan boekhoudsoftware; deze bestanden zijn wat je overdraagt.
De documenten blijven bewaard zoals ze zijn uitgegeven, met de naam van de gast erop, omdat ze deel uitmaken van je boekhouding. De andere gegevens van de gast worden zoals gewoonlijk gewist. Vraag je boekhouder hoe lang je ze moet bewaren.
Maak je eerste factuur deze week
Je rekeningen weten al wat de gast kocht, dus de eerste factuur schrijft zichzelf. Probeer het in de gratis proefperiode, met je eigen bedrijfsgegevens en je eigen nummervoorvoegsels.