Privacyverklaring

1. Wie we zijn

DivePilot is een product van AskAnything GmbH, Zugerstrasse 6, CH-6330 Cham, Zwitserland ("wij", "ons", "onze"). Ons platform is bereikbaar op my.divepilot.app en onze marketingwebsite op divepilot.app.

Voor gegevens over je eigen duikcentrum en de mensen die daarvoor bij DivePilot inloggen, zoals account- en factuurgegevens, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die duikcentra bewaren over hun klanten (gasten, cursisten en duikers) en over het werk van hun eigen team, zoals roosters, verlof en salaris, is het duikcentrum de verantwoordelijke en verwerken wij die gegevens namens het centrum als verwerker, zoals vastgelegd in onze servicevoorwaarden.

Voor alles wat met privacy te maken heeft bereik je ons op privacy@divepilot.app.

2. Gegevens die we verzamelen

We verzamelen de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), rol en rechten, taal- en weergavevoorkeuren en tijdstip van de laatste login voor teamgebruikers.
• Werkgegevens van het team: als een duikcentrum het teamrooster en de salarismodule gebruikt, de diensten, het verlof (inclusief ziektedagen), de salarisinstellingen en de verdiensten die het voor zijn team vastlegt.
• Gegevens van het duikcentrum: bedrijfsnaam, e-mail, land, tijdzone, valuta en abonnementsstatus.
• Klantgegevens: voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, taal, adres, paspoortnummer, brevetten en hun nummers, duikhistorie, uitrustingsmaten en lood, dieetwensen en medische notities, ingevoerd door het team van het duikcentrum of door klanten zelf via het zelfregistratieformulier of via een tijdelijke link die het duikcentrum hun stuurt om hun gegevens te controleren en bij te werken. Een gast die online boekt kan ook de gegevens invullen van de mensen voor wie hij boekt, zoals familieleden of vrienden, en per persoon een optioneel e-mailadres; het duikcentrum bewaart die gegevens zoals die van elke andere klant. We leggen ook vast wanneer een klant de privacyverklaring heeft geaccepteerd en welke versie, welke wijzigingen klanten via zo'n link aanbrengen, en welk teamlid een brevet heeft bevestigd of afgewezen en wanneer.
• Vrijwarings- en gezondheidsgegevens: als een klant een digitale vrijwaring tekent, bewaren we het getekende document, de handtekening, de volledige naam, het tijdstempel, het IP-adres en browserinformatie als juridisch bewijs van ondertekening. Een ouder of voogd kan namens een minderjarige tekenen. Bevat een vrijwaring een medische vragenlijst, dan worden de antwoorden van de klant als gezondheidsgegevens bij de handtekening bewaard en zijn ze alleen zichtbaar voor het verantwoordelijke duikcentrum.
• Boekings- en tochtgegevens: boekingsgegevens inclusief check-intijden, planningen van boottochten, indelingen in duikgroepen, materiaalverhuur, aanwezigheid bij cursussen, informatie over deelnemers, duiklogs, en foto's van papieren tochtchecklists die het duikcentrum uploadt.
• Betaalgegevens: abonnementsbetalingen worden verwerkt door Stripe. Om je facturatiestatus en betaalhistorie te tonen bewaren we op onze servers factuuroverzichten en metagegevens van de betaalmethode (kaartmerk, laatste vier cijfers en vervaldatum). Volledige kaartnummers en betaalgegevens bereiken onze servers nooit - die liggen uitsluitend bij Stripe.
• Gebruiksgegevens: serverlogs van verzoeken, fouten en beveiligingsgebeurtenissen, inclusief welke ingelogde gebruiker een verzoek deed en wanneer, gebruikt voor beveiliging en foutopsporing. Onze webservers leggen ook het IP-adres van elk verzoek vast.

3. Hoe we je gegevens gebruiken

We gebruiken de verzamelde gegevens om:

• Het DivePilot-platform leveren, draaien en onderhouden
• Abonnementsbetalingen verwerken via Stripe
• Transactionele e-mails versturen aan het team (accountverificatie, wachtwoord herstellen, uitnodigingslinks, meldingen van nieuwe registraties, dagelijkse herinneringen) en aan de accounthouder over het abonnement (einde van de proefperiode, verlenging, mislukte of openstaande betalingen, betwistingen, opzegging en waarschuwingen over een vergrendeld account), en, namens het duikcentrum, e-mails aan zijn gasten (boeking ontvangen, bevestigd, gewijzigd of geannuleerd, met een agendabestand en een check-incode; registratiebevestigingen; links om een vrijwaring te ondertekenen; links om hun gegevens te controleren; herinneringen aan ontbrekende gegevens voor een duik; gedeelde duiklogs)
• Reageren op supportvragen
• De beveiliging bewaken, fraude voorkomen en het platform stabiel houden
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, profilering of enig doel buiten het draaien van de dienst.

4. Grondslag voor de verwerking

We verwerken persoonsgegevens op de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: om de dienst te leveren die je hebt afgenomen.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiligingsbewaking, fraudepreventie en verbetering van de dienst.
• Wettelijke verplichting: waar de toepasselijke wet dat vereist.
• Toestemming: waar je die uitdrukkelijk hebt gegeven, bijvoorbeeld bij zelfregistratie van klanten.

5. Opslag en beveiliging

Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. We gebruiken beveiligingsmaatregelen die in de sector gangbaar zijn, waaronder:

• TLS/SSL-versleuteling voor alle gegevens onderweg
• Versleutelde wachtwoorden met bcrypt-hashing
• Authenticatie met tokens, met kortlevende toegangstokens en roterende verversingstokens
• Toegangscontrole op basis van rollen binnen het platform
• Regelmatige beveiligingsreviews

Openbare formulieren zoals registratie, boeking en het ondertekenen van vrijwaringen worden beschermd door een automatische misbruikcontrole die in de browser van de bezoeker draait. Die plaatst geen cookies, betrekt geen derden en verwerkt geen persoonsgegevens.

6. Delen van gegevens

We delen gegevens alleen met de volgende dienstverleners, die ze namens ons verwerken:

• Stripe: betalingsverwerking. Stripe ontvangt de naam en het e-mailadres van het duikcentrum, en het abonnementsscherm laadt het betaalformulier van Stripe rechtstreeks vanaf de servers van Stripe. Valt onder de eigen privacyverklaring van Stripe.
• PurelyMail (Add Rabbit, LLC): versturen van transactionele e-mails vanaf servers in de Verenigde Staten (Amazon Web Services, Virginia).
• Hetzner Online GmbH: hosting van het platform, de database, geüploade bestanden en back-ups in het datacenter van Hetzner in Neurenberg, Duitsland.
• Open-Meteo: weersverwachtingen op het dashboard. Je browser haalt ze rechtstreeks bij Open-Meteo op en verstuurt alleen de coördinaten van duikstekken, al kan Open-Meteo, zoals bij elk webverzoek, je IP-adres zien.
• OpenStreetMap Foundation: kaarten van duikstekken laden hun kaarttegels, en de installatiewizard zoekt de positie van je land op, rechtstreeks vanaf de servers van OpenStreetMap. Zoals bij elk webverzoek kan de OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk) je IP-adres zien; er worden geen andere persoonsgegevens verstuurd.

Stripe verwerkt gegevens in de Verenigde Staten op basis van het EU-VS en het Zwitserland-VS Data Privacy Framework. PurelyMail (Add Rabbit, LLC) verstuurt onze e-mails vanaf servers in de Verenigde Staten, waar de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming niet hetzelfde beschermingsniveau biedt als in Zwitserland of de Europese Unie. De OpenStreetMap Foundation is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, waarvan de Europese Commissie erkent dat het een passend beschermingsniveau biedt.

Zowel het platform als onze websites serveren alle lettertypen en bestanden vanaf onze eigen servers - er gaan geen verzoeken voor lettertypen of statistieken naar Google of andere advertentiebedrijven. Onze marketingwebsite en ons helpcentrum (help.divepilot.app) meten bezoeken met Umami, een open-source statistiektool die op onze eigen servers in Europa draait: die telt paginaweergaven, verwijzende sites en enkele interacties, zoals het afspelen van een productvideo, geaggregeerd. Umami plaatst geen cookies, bewaart geen IP-adressen en deelt niets met derden.

We verkopen, verhuren of ruilen geen persoonsgegevens met derden. We geven gegevens alleen aan autoriteiten als de wet dat vereist.

Schermen met het vertrekbord: een duikcentrum kan zijn eerstvolgende vertrekken op een scherm in zijn winkel tonen via een geheime link waarvoor niet hoeft te worden ingelogd. Het scherm toont de namen van de gasten (volledig, of voornaam en initiaal, naar keuze van het duikcentrum), hun brevetniveau en of er bij een boeking nog een vrijwaring, een bevestigd brevet of materiaal ontbreekt, en daarnaast de namen van de teamleden. Het duikcentrum bepaalt waar het scherm komt en kan de link op elk moment intrekken.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens zolang je account actief is. Als de proefperiode of het abonnement is afgelopen en het account vergrendeld blijft, bewaren we de gegevens 12 maanden, sturen we je 30 dagen en 7 dagen voordat die periode afloopt een e-mail en deactiveren we daarna het account; de bijbehorende gegevens worden 30 dagen later definitief gewist. Zolang het account vergrendeld is, kun je vanaf het abonnementsscherm alle klantgegevens downloaden als één spreadsheet.

• Als je records of je account verwijdert, worden de gegevens gedeactiveerd ("soft-delete") en zijn ze niet langer bereikbaar in het platform, maar blijven ze in onze systemen bewaard als bescherming tegen per ongeluk verwijderen. Als je je account verwijdert, wordt het direct gedeactiveerd en worden alle bijbehorende gegevens 30 dagen later automatisch en definitief gewist, behalve waar bewaren wettelijk verplicht is. Binnen die 30 dagen kun je een e-mail sturen naar support@divepilot.app om het account te laten herstellen.
• In alle andere gevallen gebeurt definitieve verwijdering op verzoek: schrijf naar privacy@divepilot.app en we wissen de gegevens binnen 30 dagen onherroepelijk, behalve waar bewaren wettelijk verplicht is.
• Facturen voor je abonnement worden 10 jaar bewaard door onze betalingsverwerker Stripe, zoals het Zwitserse boekhoudrecht voorschrijft. Ze worden niet gewist als je account wordt gewist.
• Serverlogs worden 7 tot 90 dagen bewaard, afhankelijk van het soort: verzoeklogs 7 dagen, algemene logs (waarin ook de ontvangers staan van de e-mails die we versturen) 14 dagen, foutlogs 30 dagen en beveiligingslogs 90 dagen. Webserverlogs met IP-adressen worden automatisch geroteerd en overschreven zodra ze een vaste omvang bereiken.
• Databaseback-ups worden maximaal 4 weken bewaard (de laatste 7 dagelijkse en 4 wekelijkse kopieën) en worden alleen gebruikt om de dienst te herstellen. Gegevens die uit het platform zijn gewist, kunnen in deze back-ups blijven staan tot ze worden overschreven, uiterlijk 4 weken later.
• Ondertekende vrijwaringen, inclusief de handtekening en eventuele medische antwoorden, blijven als bewijs van waarmee de klant akkoord ging bewaard zolang het duikcentrum ze houdt, ook als het duikcentrum de overige gegevens van de klant anonimiseert, omdat ze nodig kunnen zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Links die naar gasten worden gestuurd verlopen: links om een vrijwaring te ondertekenen na 48 uur en links om hun gegevens bij te werken na maximaal 30 dagen. Links naar het vertrekbord en naar gedeelde duiklogs blijven geldig totdat het duikcentrum ze intrekt.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG en de Zwitserse wet op de gegevensbescherming (nLPD) heb je recht op:

• Inzage: een kopie van je persoonsgegevens opvragen
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: verzoeken je gegevens te wissen
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Beperking: beperking van de verwerking verzoeken

Wil je een van deze rechten uitoefenen, schrijf ons dan op privacy@divepilot.app. We reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder - in Zwitserland de Federale Gegevensbeschermings- en Transparantiecommissaris (EDÖB), of de toezichthouder in je woonland.

9. Cookies en lokale opslag

DivePilot gebruikt twee cookies op het platform, beide strikt noodzakelijk om in te loggen: een sessiecookie en een vernieuwingscookie, die je authenticeren bij onze servers en niet door enig script op de pagina kunnen worden gelezen. Omdat ze strikt noodzakelijk zijn, is hiervoor geen toestemming vereist onder de AVG/de ePrivacy-richtlijn. Enkele weergavevoorkeuren en een melding dat je bent ingelogd, worden bewaard in de lokale opslag van je browser; gastpagina's onthouden de gekozen taal en bewaren een onafgemaakt formulier tot vier uur lang in de browser. We gebruiken geen advertentiecookies of trackingcookies, en op ons platform worden geen analysescripts van derden geladen. Het abonnementsscherm laadt het betaalformulier van Stripe, dat eigen cookies van Stripe kan plaatsen om fraude te voorkomen; daarop is de privacyverklaring van Stripe van toepassing.

Onze marketingwebsite en ons helpcentrum plaatsen geen cookies: het tellen van bezoeken (Umami, beschreven onder "Delen van gegevens") gebeurt zonder cookies en identificeert geen enkele bezoeker.

10. Privacy van minderjarigen

DivePilot is een zakelijk platform bedoeld voor uitbaters van duikcentra. Duikcentra kunnen gegevens vastleggen over minderjarigen die met hen duiken, zoals juniorduikers; een vrijwaring voor een minderjarige wordt ondertekend door een ouder of voogd, en het duikcentrum is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle toestemming die de wet voor een minderjarige vereist. We verzamelen niet bewust rechtstreeks gegevens van kinderen onder de 16. Denk je dat gegevens van een minderjarige zonder de vereiste toestemming zijn ingevoerd, neem dan meteen contact met ons op.

11. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen laten we accounthouders het per e-mail weten en passen we hierboven de datum "Laatst bijgewerkt" aan. Doorgaan met het gebruik van het platform na die melding geldt als akkoord met de bijgewerkte verklaring.

Deze privacyverklaring is in het Engels opgesteld. Vertalingen in andere talen zijn er alleen voor het gemak. Bij verschil tussen de Engelse versie en een vertaling gaat de Engelse versie voor.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over hoe we met je gegevens omgaan: