La facture est prête
avant le client
DivePilot transforme la note du client en facture numérotée au moment où il règle, émet un avoir quand quelque chose change ensuite, et donne à chaque acompte son reçu. Chaque document sort dans la langue du client, sous votre en-tête, reste exactement tel qu'émis et part chez votre comptable en un seul export.
De la note à la facture
en un clic
Régler et clôturer émet une facture pour tout ce qui n'est pas encore facturé sur la note, puis clôture la note, et sa fenêtre liste ce qu'elle va émettre avant que vous confirmiez. Émettre la facture en crée une plus tôt, pour une entreprise qui paie la première semaine d'un long séjour, avec un aperçu de la facture telle qu'elle sera. Une note peut porter plusieurs factures, chacune ne reprenant que ses propres lignes.
- Factures avec Régler et clôturer, ou plus tôt avec Émettre la facture
- Un aperçu avant l'attribution du moindre numéro
- Lignes facturées verrouillées et marquées de leur facture
- Envoi facultatif au client par e-mail à la clôture de la note
Des corrections,
jamais de réécriture
Une facture émise ne change jamais. Annulez, remisez ou baissez le prix d'une ligne facturée, et DivePilot demande un motif et émet aussitôt un avoir sur cette facture ; une hausse va sur la facture suivante. Quand une réservation change après avoir été facturée, la réduction attend sur la note en Avoir à émettre et part sur un avoir avec la facture suivante ou la clôture.
- Un motif sur chaque avoir, montré au client
- Montant initial et montant correct de la facture côte à côte
- Changements de réservation réunis en un avoir par facture
- Un avoir qui dépasserait la facture est refusé
Le bon acheteur
sur la facture
Un document nomme le client, sauf si la note dit autre chose. Facturer à met une entreprise ou une autre personne sur la note, avec une adresse, un numéro fiscal et, en Thaïlande, l'établissement, jusqu'à la première facture. Si une facture est malgré tout partie au mauvais acheteur, Corriger l'acheteur émet en une seule étape un avoir et une nouvelle facture au nom du bon.
- Une entreprise ou une personne, avec jusqu'à quatre lignes d'adresse
- Le numéro fiscal de l'acheteur et l'établissement thaï sur le document
- Verrouillé dès que la note a sa première facture
- Corriger l'acheteur, une fois par facture, avec une facture de remplacement
Le document
qu'attend votre pays
Le nom d'un document et ce qu'il doit indiquer dépendent de votre pays, et DivePilot s'y conforme : des factures fiscales là où votre entreprise est assujettie à la TVA ou à la GST, des factures là où c'est ce que la loi demande, et une confirmation de paiement qui le précise là où un système fiscal certifié doit rester votre enregistrement légal. En Thaïlande, chaque libellé est aussi imprimé en thaï.
- Factures fiscales, factures ou confirmations de paiement, selon les règles de votre pays
- Le document de chaque pays sur Facturation par pays
- Confirmations de paiement là où un système fiscal est l'enregistrement légal
- Votre numéro fiscal et votre établissement vérifiés avant la première facture fiscale
Tout ce qui est émis,
sur une seule page
La page Factures et reçus liste chaque facture, avoir et reçu de votre centre de plongée, du plus récent au plus ancien. Filtrez par type et par date, retrouvez un document par numéro, client ou entreprise, et téléchargez-le ou renvoyez-le en un clic. La même page contient les exports que votre comptable demande en fin de mois.
- Filtres par type et par date, recherche par numéro, client ou entreprise
- Téléchargement et renvoi depuis chaque ligne
- Documents, lignes, paiements et clôtures de caisse en CSV
- Les PDF d'un mois dans un seul fichier zip
Ce qui garde les comptes justes
Des reçus pour l'argent encaissé d'avance, des numéros auxquels votre comptable peut se fier, des documents qui ne changent jamais, et des autorisations qui réservent la facturation aux personnes que vous choisissez.
Reçus pour les acomptes
Établissez un reçu pour n'importe quel paiement en un clic, ou activez les reçus automatiques pour les acomptes et les paiements encaissés avant que la note soit facturée. Un paiement annulé garde son reçu, marqué Paiement annulé.
Une numérotation sans trou
Factures, avoirs et reçus ont chacun leur propre série par année civile, à partir de INV-2026-00001 (PC-2026-00001 là où DivePilot émet des confirmations de paiement), avec les préfixes que vous choisissez. Aucun numéro n'est jamais sauté ni supprimé.
Conservés tels qu'émis
DivePilot enregistre le PDF au moment où il émet un document, et chaque téléchargement renvoie ce même fichier. Chaque document est inscrit dans le journal chaîné derrière vos notes, qui montre si quoi que ce soit a été modifié après coup.
Envoyés par e-mail
Envoyez n'importe quel document au client depuis la note ou la page Factures et reçus, avec votre propre message et le PDF en pièce jointe, au nom de votre centre de plongée. Un e-mail en échec est signalé pour que vous puissiez le renvoyer.
Dans la langue du client
Chaque document sort dans la langue de la note du client, sous votre logo et dans le modèle Classique, Moderne ou Compact que vous avez choisi pour vos notes.
Qui peut faire quoi
Voir les documents, émettre des factures, renseigner l'acheteur, le corriger, modifier des lignes facturées, les reçus, l'e-mail, les exports et les réglages sont dix autorisations distinctes : le comptoir émet, le propriétaire décide.
Avant d'émettre la première facture
Cela dépend de votre pays : une facture fiscale quand votre entreprise est assujettie à la TVA ou à la GST et que la loi en prévoit une, une facture là où la loi l'exige, et partout ailleurs une confirmation de paiement numérotée, votre système fiscal certifié ou l'outil officiel de facturation de votre pays restant l'enregistrement légal. Facturation par pays indique ce que DivePilot émet dans chaque pays.
Des confirmations de paiement, des avoirs et des reçus numérotés pour vos clients et pour votre propre suivi, chacun indiquant qu'il ne s'agit ni d'un reçu fiscal ni d'une facture fiscale. Continuez à émettre les documents légaux depuis votre propre système : en Italie le documento commerciale pour un client et, quand le client demande une facture, la facture électronique via le SdI, dont vous saisissez l'identificativo SdI sur le document DivePilot, en Espagne des factures depuis votre logiciel de facturation, qui doit respecter Verifactu à partir de 2027, et en Allemagne des factures depuis votre propre logiciel, avec une caisse certifiée pour les espèces, comme l'exige la loi sur les caisses enregistreuses (KassenSichV).
Non, et c'est voulu. Une facture émise est conservée telle quelle et ne change jamais. Une correction est un avoir sur cette facture, avec le motif montré au client, et un mauvais acheteur se corrige avec Corriger l'acheteur, qui émet un avoir et une facture de remplacement.
Oui. Émettre la facture crée une facture pour tout ce qui est sur la note jusque-là, par exemple pour une entreprise qui paie la première semaine, et Régler et clôturer ne facture ensuite que ce qui est venu après. Une note peut avoir autant de factures qu'il lui en faut.
Votre raison sociale et votre adresse dans Entreprise et taxes, là où votre pays les exige sur une facture. Avec Assujetti à la TVA / GST activé, aussi votre numéro fiscal et, en Thaïlande, votre établissement. DivePilot vous indique quel champ manque avant d'émettre quoi que ce soit, et les réglages Factures et reçus disent ce dont votre pays a besoin.
Depuis la page Factures et reçus, les documents, leurs lignes avec la taxe par taux, les paiements et les clôtures de caisse de n'importe quelle période en fichiers CSV qui s'ouvrent dans Excel, Numbers ou Google Sheets, et tous les PDF d'un mois dans un seul fichier zip. DivePilot ne se connecte à aucun logiciel comptable : ce sont ces fichiers que vous lui remettez.
Les documents sont conservés tels qu'émis, avec le nom du client, car ils font partie de votre comptabilité. Les autres données du client sont effacées comme d'habitude. Demandez à votre comptable combien de temps vous devez les conserver.
Émettez votre première facture cette semaine
Vos notes savent déjà ce que le client a acheté : la première facture s'écrit toute seule. Essayez pendant l'essai gratuit, avec les informations de votre entreprise et vos propres préfixes de numérotation.