Eén rekening per gast,
bijgehouden terwijl hij duikt
Elke duik, cursus, verhuur, fles en extra komt op de rekening van de gast zodra hij geboekt is, tegen de prijs uit je prijslijst. Ontvang het geld aan de balie contant, per kaart of per overschrijving, geef de kortingen die jij toestaat en geef de gast bij vertrek een PDF in zijn eigen taal mee.
Niemand typt
de rekening
De rekening van een gast opent met zijn eerste boeking en volgt alles wat hij doet: duiken zodra de boeking bevestigd is of hij een plaats heeft, cursussen bij inschrijving, verhuur tot het materiaal terug is, nitrox, automatische toeslagen en de fles die bij elke funduik inbegrepen is. Elke regel houdt de prijs waartegen hij geboekt is, en verandert een boeking, dan verandert haar regel mee.
- Regels per dag, en per gast op een gezinsrekening
- Een funduik zonder boot telt als één duik tot de gast een plaats heeft
- Prijzen vast op de regel, met Prijs bijwerken naar de prijs van vandaag
- Kosten met de hand toegevoegd, uit de prijslijst of als vrije tekst
Ontvang het geld,
houd het vast
DivePilot legt vast wat je hebt ontvangen; de pinautomaat, de bank en het contant geld blijven bij jou. Ontvang een betaling op de rekening, op de pagina van de klant of bij het inchecken, contant, per kaart, per overschrijving of met een eigen betaalmethode. Een gast kan vooruit betalen en tegoed hebben, en Afrekenen en afsluiten zet de rekening vast als hij vertrekt.
- Contant met het gegeven bedrag en het wisselgeld dat terug moet
- Terugbetalingen, en annuleringen met een reden
- Tegoed terugbetaald of doorgezet naar de volgende rekening van de gast
- Afsluiten met een openstaand bedrag vraagt een reden en een recht
Kortingen,
binnen jouw grens
Geef korting op één regel of op de hele rekening, als percentage of als bedrag, altijd met een reden. Staffelkorting rekent zichzelf uit over alle duiken van de gast op de rekening, elke duik tegen de prijs van zijn seizoen, en een vaste gast kan een vaste korting op alles hebben. Een maximum dat jij instelt houdt de kortingen van je team binnen wat jij toestaat.
- Regel- en rekeningkortingen met je eigen redenen
- Staffels per seizoen, ook voor tochten met een vaste prijs
- Een vaste korting voor vaste gasten, locals of je team
- Een maximum voor kortingen van je team, alleen met een recht te overschrijden
Een rekening die de gast
mee naar huis neemt
Download een rekening als PDF of stuur hem per e-mail, in de taal van de gast en op je eigen briefpapier. In de instellingen kies je Klassiek, Modern of Compact, je accentkleur, welke delen hij toont en een opmerking onderaan, zoals je bankgegevens. Elke pagina zegt duidelijk dat het geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur is.
- Klassiek, Modern of Compact, met een live voorbeeld
- Regels per dag, btw per tarief en betalingen, elk aan of uit
- Verstuurd vanuit je duikcentrum, antwoorden komen bij jou
- In de taal van de gast, in welke taal jij ook werkt
Wat de cijfers zuiver houdt
Wie voor wie betaalt, waar de ochtend naar moet kijken en wat voorkomt dat een bedrag stilletjes verandert.
Op rekening van
Stuur de kosten van een gast naar de rekening van een ander, voor een gezin, een club of een bedrijf. Elke regel blijft bij zijn eigen persoon, en wat de gast al betaalde gaat mee als tegoed, zodat niemand dubbel betaalt.
De boeker betaalt voor iedereen
Heeft een groep samen geboekt, dan kan de persoon die boekte voor iedereen betalen: online aangevinkt met Ik betaal voor iedereen, of aan de balie aangezet op de kaart Samen geboekt.
Op het dashboard
De ontvangsten van vandaag, de laatste 14 dagen, de gasten die vandaag of morgen vertrekken en nog iets moeten betalen, en wat je open rekeningen je in totaal schuldig zijn, elk voor wie het mag zien.
No-showkosten
Reken de volle prijs van de duik, een deel ervan, een vast bedrag of niets. Een no-show ruilt de duik op de rekening voor de kosten, en de kosten kun je met een reden kwijtschelden.
Een journaal achter elke rekening
Elke regel, betaling en annulering wordt in een gekoppeld journaal geschreven dat laat zien of er achteraf iets is veranderd. Een afgesloten rekening verandert nooit: een latere correctie gaat op de volgende rekening van de gast.
Wie wat ziet
Alle rekeningen of alleen die van je eigen gasten zien, betalingen ontvangen, terugbetalen, kortingen boven het maximum en een prijs op een rekening wijzigen zijn aparte rechten, zodat de balie en de gidsen krijgen wat ze nodig hebben.
Voordat je de eerste betaling ontvangt
Nee. DivePilot verwerkt geen kaartbetalingen en verplaatst geen geld. Gasten betalen je in het duikcentrum zoals nu, contant, op je pinautomaat of per overschrijving, en je team legt de betaling vast op hun rekening.
Nee. Een rekening is jouw overzicht van wat een gast verschuldigd is en heeft betaald, en elke PDF zegt dat het geen fiscaal bewijs van betaling en geen factuur is. Blijf die uitgeven vanuit je fiscale systeem, je kassa of je boekhouder.
Ja, met zorg. Contant geld vastleggen valt in Duitsland, en in Oostenrijk contante betalingen en kaartbetalingen ter plaatse boven de omzetdrempels (15.000 EUR per jaar, waarvan 7.500 EUR contant), onder kassaregels waaraan DivePilot niet voldoet. Daarom staan Contant in Duitsland en zowel Contant als Kaart in Oostenrijk eerst uit. Zet er een alleen aan als je eigen gecertificeerde kassa de wettelijke registratie blijft; DivePilot vraagt je dat eerst te bevestigen.
Zolang de rekening open is, volgt ze de boeking: de regel verandert en het saldo mee. Is een rekening afgerekend en afgesloten, dan verandert ze niet meer, en het verschil komt als correctie op de volgende rekening van de gast.
Ja. Op rekening van stuurt de kosten van een gast naar de rekening van een ander, elke regel onder zijn eigen naam, en bij een groep die samen boekte kan de persoon die boekte met één schakelaar voor iedereen betalen. De rekening van de betaler sluit pas als de rekeningen die erop lopen zijn afgerekend.
De bedragen blijven, zodat je ontvangsten en rapporten blijven kloppen, en de vrije tekst van zijn regels en betalingen, zoals notities en referenties, wordt gewist.
Open je eerste rekening vanmiddag
Je prijslijst vult de rekeningen, dus de eerste gast die je boekt heeft er meteen een. Probeer het in de gratis proefperiode, met je eigen prijzen en je eigen betaalmethoden.