Die Rechnung ist fertig,
noch vor dem Gast
DivePilot macht aus der Gastrechnung eine nummerierte Rechnung, wenn der Gast abrechnet, stellt eine Rechnungskorrektur aus, wenn sich danach etwas ändert, und gibt jeder Anzahlung ihre Quittung. Jedes Dokument kommt in der Sprache des Gastes mit deinem Briefkopf, bleibt genau so, wie es ausgestellt wurde, und geht in einem Export an deine Buchhaltung.
Aus Gastrechnung wird Rechnung,
mit einem Klick
Abrechnen und abschließen stellt eine Rechnung für alles auf der Gastrechnung aus, was noch nicht in Rechnung gestellt ist, und schließt sie dann ab; das Fenster zeigt dir vor dem Bestätigen, was ausgestellt wird. Rechnung ausstellen erstellt eine schon früher, etwa für eine Firma, die die erste Woche eines langen Aufenthalts bezahlt, mit einer Vorschau der Rechnung, wie sie aussehen wird. Eine Gastrechnung kann mehrere Rechnungen haben, jede nur mit ihren eigenen Positionen.
- Rechnungen bei Abrechnen und abschließen, oder früher mit Rechnung ausstellen
- Eine Vorschau, bevor etwas eine Nummer bekommt
- Abgerechnete Positionen gesperrt und mit ihrer Rechnung markiert
- Auf Wunsch per E-Mail an den Gast, wenn die Gastrechnung schließt
Korrigiert,
nie überschrieben
Eine ausgestellte Rechnung ändert sich nie. Stornierst du eine abgerechnete Position, gibst einen Rabatt darauf oder senkst ihren Preis, fragt DivePilot nach einem Grund und stellt sofort eine Rechnungskorrektur zu dieser Rechnung aus; eine Erhöhung kommt auf die nächste Rechnung. Ändert sich eine Buchung, nachdem sie abgerechnet wurde, wartet die Minderung auf der Gastrechnung als Korrektur ausstehend und kommt mit der nächsten Rechnung oder dem Abschluss auf eine Rechnungskorrektur.
- Ein Grund auf jeder Rechnungskorrektur, für den Gast sichtbar
- Ursprünglicher und richtiger Betrag der Rechnung nebeneinander
- Buchungsänderungen gesammelt in einer Rechnungskorrektur je Rechnung
- Eine Korrektur über den Rechnungsbetrag hinaus wird abgelehnt
Der richtige Empfänger
auf der Rechnung
Ein Dokument nennt den Gast, solange die Gastrechnung nichts anderes sagt. Rechnung an setzt bis zur ersten Rechnung eine Firma oder eine andere Person auf die Gastrechnung, mit Adresse, Steuernummer und in Thailand der Filiale. Ging eine Rechnung trotzdem an den falschen Empfänger, stellt Empfänger korrigieren in einem Schritt eine Rechnungskorrektur und eine neue Rechnung für den richtigen aus.
- Eine Firma oder eine Person, mit bis zu vier Adresszeilen
- Steuernummer und thailändische Filiale des Empfängers auf dem Dokument
- Gesperrt, sobald die Gastrechnung ihre erste Rechnung hat
- Empfänger korrigieren, einmal je Rechnung, mit einer neuen Rechnung
Das Dokument,
das dein Land erwartet
Wie ein Dokument heißt und was darauf stehen muss, hängt von deinem Land ab, und DivePilot hält sich daran: Steuerrechnungen, wenn dein Betrieb umsatzsteuerpflichtig registriert ist (USt oder GST), Rechnungen, wo das Gesetz genau das verlangt, und eine Zahlungsbestätigung, die das auch sagt, wo ein zertifiziertes Fiskalsystem dein rechtlicher Nachweis bleiben muss. In Thailand steht jede Bezeichnung zusätzlich auf Thai.
- Steuerrechnungen, Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen, wie es die Regeln deines Landes verlangen
- Der Beleg jedes Landes unter Rechnungen nach Land
- Zahlungsbestätigungen, wo ein Fiskalsystem der rechtliche Nachweis ist
- Deine Steuernummer und Filiale vor der ersten Steuerrechnung geprüft
Alles Ausgestellte
auf einer Seite
Die Seite Belege listet jede Rechnung, Rechnungskorrektur und Quittung deiner Tauchbasis auf, die neueste zuerst. Filtere nach Art und Datum, finde ein Dokument nach Nummer, Gast oder Firma und lade es mit einem Klick herunter oder sende es erneut. Auf derselben Seite liegen die Exporte, nach denen deine Buchhaltung am Monatsende fragt.
- Filter nach Art und Datum, Suche nach Nummer, Gast oder Firma
- Herunterladen und erneut senden aus jeder Zeile
- Dokumente, Positionen, Zahlungen und Kassenabschlüsse als CSV
- Die PDFs eines Monats als eine Zip-Datei
Was die Bücher sauber hält
Quittungen für Geld, das du vorab bekommst, Nummern, auf die sich deine Buchhaltung verlassen kann, Dokumente, die sich nie ändern, und Berechtigungen, die das Ausstellen bei den Leuten lassen, die du auswählst.
Quittungen für Anzahlungen
Erstelle mit einem Klick eine Quittung für jede Zahlung, oder schalte automatische Quittungen für Anzahlungen und Zahlungen ein, die eingehen, bevor die Gastrechnung eine Rechnung hat. Eine stornierte Zahlung behält ihre Quittung, mit dem Vermerk Zahlung storniert.
Nummern ohne Lücken
Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen haben je eine eigene Nummernreihe pro Kalenderjahr, ab INV-2026-00001 (PC-2026-00001, wo DivePilot Zahlungsbestätigungen ausstellt), mit Präfixen, die du wählst. Keine Nummer wird je übersprungen oder entfernt.
Gespeichert wie ausgestellt
DivePilot speichert das PDF in dem Moment, in dem es ein Dokument ausstellt, und jeder Download liefert genau diese Datei. Jedes Dokument wird in das verkettete Journal hinter deinen Gastrechnungen geschrieben, das zeigt, ob nachträglich etwas verändert wurde.
Per E-Mail verschickt
Schick jedes Dokument von der Gastrechnung oder der Seite Belege an den Gast, mit einer eigenen Nachricht und dem PDF im Anhang, im Namen deiner Tauchbasis. Eine fehlgeschlagene E-Mail wird markiert, damit du sie erneut senden kannst.
In der Sprache des Gastes
Jedes Dokument kommt in der Sprache der Gastrechnung, mit deinem Logo und im Design Klassisch, Modern oder Kompakt, das du für deine Gastrechnungen gewählt hast.
Wer was darf
Dokumente sehen, Rechnungen ausstellen, den Empfänger festlegen, ihn korrigieren, abgerechnete Positionen ändern, Quittungen, E-Mail, Exporte und die Einstellungen sind zehn eigene Berechtigungen, damit der Tresen ausstellt und du entscheidest.
Bevor du die erste Rechnung ausstellst
Das hängt von deinem Land ab: eine Steuerrechnung, sobald dein Betrieb umsatzsteuerpflichtig registriert ist (USt oder GST) und das Gesetz eine vorsieht, eine Rechnung, wo das Gesetz das verlangt, und überall sonst eine nummerierte Zahlungsbestätigung, wobei dein zertifiziertes Fiskalsystem oder das amtliche Rechnungsportal deines Landes der rechtliche Nachweis bleibt. Rechnungen nach Land zeigt, was DivePilot in jedem Land ausstellt.
Nummerierte Zahlungsbestätigungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen für deine Gäste und deine eigenen Unterlagen, jeweils mit dem Hinweis, dass sie kein steuerlicher Beleg und keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinne sind. Die rechtlichen Belege stellst du weiter aus deinem eigenen System aus: in Italien das documento commerciale für Gäste und, wenn der Kunde eine Rechnung verlangt, die E-Rechnung über das SdI, deren identificativo SdI du am DivePilot-Dokument einträgst, in Spanien Rechnungen aus deiner Rechnungssoftware, die ab 2027 Verifactu erfüllen muss, und in Deutschland Rechnungen aus deiner eigenen Software, mit einer zertifizierten Kasse für Bargeld, wie es das Kassengesetz (KassenSichV) verlangt.
Nein, und das ist Absicht. Eine ausgestellte Rechnung bleibt so gespeichert, wie sie war, und ändert sich nie. Eine Berichtigung ist eine Rechnungskorrektur zu ihr, mit dem Grund für den Gast sichtbar, und einen falschen Empfänger behebst du mit Empfänger korrigieren, das eine Rechnungskorrektur und eine neue Rechnung ausstellt.
Ja. Rechnung ausstellen erstellt eine Rechnung für alles, was bis dahin auf der Gastrechnung steht, etwa für eine Firma, die die erste Woche zahlt, und Abrechnen und abschließen stellt später nur in Rechnung, was danach dazukam. Eine Gastrechnung kann so viele Rechnungen haben, wie sie braucht.
Deinen Firmennamen und deine Adresse in Betrieb und Steuern, wo dein Land sie auf einer Rechnung verlangt. Ist Umsatzsteuerpflichtig registriert (USt / GST) eingeschaltet, außerdem deine Steuernummer und in Thailand deine Filiale. DivePilot sagt dir, welches Feld fehlt, bevor es etwas ausstellt, und die Einstellungen unter Rechnungen und Quittungen zeigen, was dein Land braucht.
Auf der Seite Belege die Dokumente, ihre Positionen mit der Steuer je Satz, die Zahlungen und die Kassenabschlüsse eines beliebigen Zeitraums als CSV-Dateien, die sich in Excel, Numbers oder Google Sheets öffnen lassen, und alle PDFs eines Monats als eine Zip-Datei. DivePilot verbindet sich nicht mit Buchhaltungssoftware; diese Dateien gibst du weiter.
Die Dokumente bleiben so, wie sie ausgestellt wurden, mit dem Namen des Gastes darauf, weil sie zu deinen Buchhaltungsunterlagen gehören. Die übrigen Daten des Gastes werden wie gewohnt gelöscht. Frag deine Steuerberatung, wie lange du sie aufbewahren musst.
Deine erste Rechnung, noch diese Woche
Deine Gastrechnungen wissen schon, was der Gast gekauft hat, also schreibt sich die erste Rechnung von selbst. Probier es im kostenlosen Test aus, mit deinen eigenen Unternehmensangaben und deinen eigenen Nummernpräfixen.