Una cuenta por cliente,
escrita mientras bucea
Cada inmersión, curso, alquiler, botella y extra llega a la cuenta del cliente en cuanto se reserva, con el precio de tu lista de precios. Cobra en el mostrador en efectivo, con tarjeta o por transferencia, aplica los descuentos que permites y entrega un PDF en el idioma del cliente cuando se va.
Nadie teclea
la cuenta
La cuenta de un cliente se abre con su primera reserva y sigue todo lo que hace: inmersiones en cuanto la reserva está confirmada o tiene plaza, cursos al inscribirse, alquileres hasta que el equipo vuelve, nitrox, tasas automáticas y la botella que incluye cada inmersión recreativa. Cada cargo conserva el precio con el que se registró, y cuando una reserva cambia, su cargo cambia con ella.
- Cargos por día, y por cliente en una cuenta familiar
- Una inmersión sin barco todavía cuenta como una hasta tener plaza
- Precios fijados en el cargo, con Actualizar precio para ponerlo al día
- Cargos añadidos a mano, de la lista de precios o como texto libre
Cobra el dinero,
guarda el registro
DivePilot registra lo que has recibido; el terminal de tarjetas, el banco y el efectivo siguen siendo tuyos. Cobra en la cuenta, en la ficha del cliente o en el check-in, en efectivo, con tarjeta, por transferencia o con un método propio. Un cliente puede pagar por adelantado y quedar con crédito, y Liquidar y cerrar congela la cuenta cuando se marcha.
- Efectivo con el importe entregado y el cambio que hay que devolver
- Reembolsos, y anulaciones con motivo
- Crédito reembolsado o trasladado a la siguiente cuenta del cliente
- Cerrar con importe pendiente pide un motivo y un permiso
Descuentos,
dentro de tu límite
Aplica un descuento a un cargo o a toda la cuenta, en porcentaje o en importe, siempre con un motivo. Los descuentos por volumen se calculan solos con todas las inmersiones del cliente en la cuenta, cada una al precio de su temporada, y un cliente habitual puede tener un descuento fijo en todo. Un límite que tú fijas mantiene los descuentos del personal dentro de lo que permites.
- Descuentos por cargo y por cuenta con tus propios motivos
- Tramos de volumen por temporada, también para salidas con precio fijo
- Un descuento fijo para habituales, residentes o personal
- Un límite a los descuentos del personal, que solo un permiso supera
Una cuenta que el cliente
se lleva a casa
Descarga una cuenta en PDF o envíala por correo, en el idioma del cliente y con tu membrete. En los ajustes eliges Clásico, Moderno o Compacto, tu color de acento, qué partes muestra y una nota al pie, como tus datos bancarios. Cada página dice claramente que no es un recibo fiscal ni una factura.
- Clásico, Moderno o Compacto, con vista previa en directo
- Cargos por día, impuesto por tipo y pagos, cada uno activable
- Enviada desde tu centro, las respuestas llegan a tu bandeja
- En el idioma del cliente, trabajes en el idioma que trabajes
Lo que mantiene las cuentas claras
Quién paga por quién, qué debe mirar la mañana y qué impide que una cifra cambie sin que nadie lo note.
Cargar a
Envía los cargos de un cliente a la cuenta de otro, para una familia, un club o una empresa. Cada cargo sigue bajo su persona, y lo que el cliente ya pagó pasa como crédito, así nadie paga dos veces.
Quien reservó paga por todos
Cuando un grupo reservó junto, quien hizo la reserva puede pagar por todos: marcado online con Pago por todos, o activado en el mostrador desde la tarjeta Reservados juntos.
En el panel
Los cobros de hoy, los últimos 14 días, los clientes que se van hoy o mañana y aún deben, y lo que te deben en total tus cuentas abiertas, cada cosa para quien puede verla.
Tarifas por no presentación
Cobra el precio entero de la inmersión, una parte, un importe fijo o nada. Una ausencia cambia la inmersión de la cuenta por la tarifa, y la tarifa se puede perdonar con un motivo.
Un registro detrás de cada cuenta
Cada cargo, pago y anulación se escribe en un registro encadenado que muestra si algo se alteró después. Una cuenta cerrada no cambia nunca: una corrección posterior va a la siguiente cuenta del cliente.
Quién ve qué
Ver todas las cuentas o solo las de tus clientes, cobrar, reembolsar, descuentos por encima del límite y cambiar un precio en una cuenta son permisos separados, para que el mostrador y los guías tengan lo que necesitan.
Antes de cobrar el primer pago
No. DivePilot no procesa pagos con tarjeta ni mueve dinero. Los clientes te pagan en el centro como hasta ahora, en efectivo, en tu terminal de tarjetas o por transferencia, y tu equipo registra el pago en su cuenta.
No. Una cuenta es tu registro de lo que un cliente debe y ha pagado, y cada PDF dice que no es un recibo fiscal ni una factura. Sigue emitiéndolos desde tu sistema fiscal, tu caja registradora o tu gestoría.
Sí, con cuidado. Registrar efectivo en Alemania, y en Austria los pagos en efectivo y con tarjeta en persona a partir de los umbrales de facturación (15 000 EUR al año, de ellos 7 500 EUR en efectivo), entra en normas de cajas registradoras que DivePilot no cumple, así que el efectivo en Alemania, y el efectivo y la tarjeta en Austria, empiezan desactivados. Activa uno solo si tu propia caja certificada sigue siendo el registro legal; DivePilot te pide que lo confirmes antes.
Mientras la cuenta está abierta, sigue a la reserva: el cargo cambia y el saldo con él. Una vez liquidada y cerrada, la cuenta ya no cambia, y la diferencia se registra como corrección en la siguiente cuenta del cliente.
Sí. Cargar a envía los cargos de un cliente a la cuenta de otro, cada cargo con su nombre, y en un grupo reservado junto quien hizo la reserva puede pagar por todos con un solo interruptor. La cuenta de quien paga se cierra cuando las cuentas cargadas a ella están saldadas.
Los importes se quedan, para que tus cobros e informes sigan cuadrando, y se borra el texto libre de sus cargos y pagos, como notas y referencias.
Abre tu primera cuenta esta tarde
Tu lista de precios rellena las cuentas, así que el primer cliente que reserves ya tendrá una. Pruébalo dentro de la prueba gratuita, con tus propios precios y tus propios métodos de pago.