Une note par client,
écrite au fil des plongées
Chaque plongée, formation, location, bloc et extra arrive sur la note du client dès qu'il est réservé, au prix de votre grille tarifaire. Encaissez au comptoir en espèces, par carte ou par virement, accordez les remises que vous autorisez, et remettez un PDF dans la langue du client à son départ.
Personne ne tape
la note
La note d'un client s'ouvre avec sa première réservation et suit tout ce qu'il fait : les plongées dès que la réservation est confirmée ou qu'il a une place, les formations à l'inscription, les locations jusqu'au retour du matériel, le nitrox, les frais automatiques et le bloc inclus dans chaque plongée exploration. Chaque ligne garde le prix auquel elle a été passée, et quand une réservation change, sa ligne change avec elle.
- Lignes par jour, et par client sur une note familiale
- Une plongée sans bateau compte pour une plongée jusqu'au placement
- Prix figés sur la ligne, avec Mettre à jour le prix pour l'actualiser
- Frais ajoutés à la main, depuis la grille ou en texte libre
Encaissez,
gardez la trace
DivePilot enregistre ce que vous avez reçu ; le terminal de paiement, la banque et les espèces restent chez vous. Encaissez sur la note, sur la fiche du client ou à l'enregistrement, en espèces, par carte, par virement ou avec un mode de paiement à vous. Un client peut payer d'avance et se retrouver en crédit, et Régler et clôturer fige la note à son départ.
- Espèces avec le montant remis et la monnaie à rendre
- Remboursements, et annulations avec motif
- Crédit remboursé ou reporté sur la note suivante du client
- Clôturer avec un solde dû demande un motif et une autorisation
Des remises,
dans vos limites
Accordez une remise sur une ligne ou sur toute la note, en pourcentage ou en montant, toujours avec un motif. Les remises sur volume se calculent seules à partir de toutes les plongées du client sur la note, chacune au prix de sa saison, et un habitué peut avoir une remise permanente sur tout. Un plafond que vous fixez garde les remises de l'équipe dans les limites que vous autorisez.
- Remises sur ligne et sur note avec vos propres motifs
- Paliers de volume par saison, aussi pour les sorties à prix forfaitaire
- Une remise permanente pour les habitués, les résidents ou l'équipe
- Un plafond pour les remises de l'équipe, levé seulement par autorisation
Une note que le client
emporte
Téléchargez une note en PDF ou envoyez-la par e-mail, dans la langue du client et sous votre en-tête. Dans les paramètres, vous choisissez Classique, Moderne ou Compact, votre couleur d'accent, les parties affichées et une mention en bas de page, comme vos coordonnées bancaires. Chaque page indique clairement qu'il ne s'agit ni d'un reçu fiscal ni d'une facture.
- Classique, Moderne ou Compact, avec aperçu en direct
- Lignes par jour, taxe par taux et paiements, chacun activable
- Envoyée par votre centre, les réponses arrivent chez vous
- Dans la langue du client, quelle que soit la vôtre
Ce qui garde les comptes justes
Qui paie pour qui, ce que le matin doit surveiller, et ce qui empêche un chiffre de changer en silence.
Facturer à
Envoyez les frais d'un client sur la note d'un autre, pour une famille, un club ou une entreprise. Chaque ligne reste au nom de sa personne, et ce que le client a déjà payé suit en crédit, pour que personne ne paie deux fois.
La personne qui a réservé paie pour tous
Quand un groupe a réservé ensemble, la personne qui a réservé peut payer pour tous : cochée en ligne avec Je paie pour tout le monde, ou activée au comptoir depuis la carte Réservés ensemble.
Sur le tableau de bord
Les encaissements du jour, les 14 derniers jours, les clients qui partent aujourd'hui ou demain et doivent encore, et ce que vos notes ouvertes vous doivent au total, chacun pour les personnes autorisées à le voir.
Frais de non-présentation
Facturez le prix entier de la plongée, une partie, un montant fixe ou rien. Une absence remplace la plongée sur la note par les frais, et les frais peuvent être annulés avec un motif.
Un journal derrière chaque note
Chaque ligne, paiement et annulation est inscrit dans un journal chaîné qui montre si quoi que ce soit a été modifié après coup. Une note clôturée ne change jamais : une correction ultérieure va sur la note suivante du client.
Qui voit quoi
Voir toutes les notes ou seulement celles de vos clients, encaisser, rembourser, les remises au-delà du plafond et la modification d'un prix sur une note sont des autorisations distinctes, pour que le comptoir et les guides aient ce qu'il leur faut.
Avant le premier encaissement
Non. DivePilot ne traite aucun paiement par carte et ne fait transiter aucun argent. Les clients vous paient au centre comme aujourd'hui, en espèces, sur votre terminal de paiement ou par virement, et votre équipe enregistre le paiement sur leur note.
Non. Une note est votre relevé de ce qu'un client doit et a payé, et chaque PDF indique qu'il ne s'agit ni d'un reçu fiscal ni d'une facture. Continuez à les émettre depuis votre système fiscal, votre caisse ou votre comptable.
Oui, avec prudence. Enregistrer des espèces en Allemagne, et en Autriche les paiements en espèces et par carte en personne au-delà des seuils de chiffre d'affaires (15 000 EUR par an, dont 7 500 EUR en espèces), relève de règles sur les caisses enregistreuses que DivePilot ne remplit pas : les espèces en Allemagne, ainsi que les espèces et la carte en Autriche, sont donc désactivées au départ. N'en activez une que si votre propre caisse certifiée reste l'enregistrement légal ; DivePilot vous demande d'abord de le confirmer.
Tant que la note est ouverte, elle suit la réservation : la ligne change et le solde avec elle. Une fois la note réglée et clôturée, elle ne change plus, et la différence est passée en correction sur la note suivante du client.
Oui. Facturer à envoie les frais d'un client sur la note d'un autre, chaque ligne à son nom, et pour un groupe réservé ensemble, la personne qui a réservé peut payer pour tous d'un seul interrupteur. La note du payeur se clôture une fois réglées les notes qui y sont reportées.
Les montants restent, pour que vos encaissements et vos rapports tombent toujours juste, et le texte libre de ses lignes et paiements, comme les remarques et les références, est effacé.
Ouvrez votre première note cet après-midi
Votre grille tarifaire remplit les notes : le premier client que vous réservez en a une. Essayez pendant l'essai gratuit, avec vos propres prix et vos propres modes de paiement.