Eine Rechnung pro Gast,
geschrieben beim Tauchen
Jeder Tauchgang, jeder Kurs, jeder Verleih, jede Flasche und jedes Extra landet beim Buchen auf der Rechnung des Gastes, zum Preis aus deiner Preisliste. Nimm das Geld am Tresen bar, per Karte oder Überweisung an, gib die Rabatte, die du erlaubst, und gib dem Gast bei der Abreise ein PDF in seiner Sprache mit.
Niemand tippt
die Rechnung
Die Rechnung eines Gastes öffnet sich mit seiner ersten Buchung und folgt allem, was er tut: Tauchgänge, sobald die Buchung bestätigt ist oder er einen Platz hat, Kurse bei der Anmeldung, Verleih, bis die Ausrüstung zurück ist, Nitrox, automatische Gebühren und die Flasche, die bei jedem Fun Dive inklusive ist. Jede Position behält den Preis, zu dem sie gebucht wurde, und ändert sich eine Buchung, ändert sich ihre Position mit.
- Positionen nach Tag, und nach Gast auf einer Familienrechnung
- Ein Fun Dive ohne Boot zählt als ein Tauchgang, bis der Gast einen Platz hat
- Preise auf der Position fest, mit Neu bepreisen auf den heutigen Stand
- Positionen von Hand, aus der Preisliste oder als freier Text
Geld annehmen,
Beleg behalten
DivePilot hält fest, was du erhalten hast; Kartenterminal, Bank und Bargeld bleiben bei dir. Nimm eine Zahlung auf der Rechnung, auf der Seite des Kunden oder beim Check-in an, bar, per Karte, per Überweisung oder mit einer eigenen Zahlungsart. Ein Gast kann im Voraus zahlen und hat dann Guthaben, und Abrechnen und abschließen friert die Rechnung bei der Abreise ein.
- Bar mit gegebenem Betrag und dem Wechselgeld, das zurückgeht
- Erstattungen, und Stornos mit Grund
- Guthaben erstattet oder auf die nächste Rechnung übertragen
- Abschließen mit offenem Betrag nur mit Grund und Berechtigung
Rabatte,
in deinem Rahmen
Gib einen Rabatt auf eine Position oder auf die ganze Rechnung, in Prozent oder als Betrag, immer mit einem Grund. Mengenrabatte ergeben sich von selbst aus allen Tauchgängen des Gastes auf der Rechnung, jeder zum Preis seiner Saison, und ein Stammgast kann einen Dauerrabatt auf alles haben. Eine Obergrenze, die du festlegst, hält die Rabatte deines Teams in dem Rahmen, den du erlaubst.
- Positions- und Rechnungsrabatte mit deinen eigenen Gründen
- Mengenstaffeln je Saison, auch für Ausfahrten mit Pauschalpreis
- Ein Dauerrabatt für Stammgäste, Einheimische oder dein Team
- Eine Obergrenze für Rabatte, nur per Berechtigung überschreitbar
Eine Rechnung,
die der Gast mitnimmt
Lade eine Rechnung als PDF herunter oder schick sie per E-Mail, in der Sprache des Gastes und mit deinem Briefkopf. In den Einstellungen wählst du Klassisch, Modern oder Kompakt, deine Akzentfarbe, welche Teile sie zeigt und einen Hinweis unten, etwa deine Bankverbindung. Jede Seite sagt klar, dass sie kein steuerlicher Beleg und keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinne ist.
- Klassisch, Modern oder Kompakt, mit Live-Vorschau
- Positionen nach Tag, Steuer je Satz und Zahlungen, jeweils ein oder aus
- Von deiner Tauchbasis gesendet, Antworten landen bei dir
- In der Sprache des Gastes, egal in welcher du arbeitest
Was die Zahlen sauber hält
Wer für wen zahlt, worauf der Morgen schauen sollte und was verhindert, dass sich eine Zahl still ändert.
Abrechnen auf
Schick die Positionen eines Gastes auf die Rechnung eines anderen, für eine Familie, einen Verein oder eine Firma. Jede Position bleibt bei ihrer Person, und was der Gast schon bezahlt hat, geht als Guthaben mit, damit niemand doppelt zahlt.
Wer bucht, zahlt für alle
Hat eine Gruppe gemeinsam gebucht, kann die Person, die gebucht hat, für alle zahlen: online mit Ich zahle für alle angekreuzt oder am Tresen auf der Karte Gemeinsam gebucht eingeschaltet.
Auf dem Dashboard
Die Einnahmen heute, die letzten 14 Tage, die Gäste, die heute oder morgen abreisen und noch etwas schulden, und was deine offenen Rechnungen dir insgesamt schulden, jeweils für die, die es sehen dürfen.
No-Show-Gebühren
Berechne den vollen Preis des Tauchgangs, einen Teil davon, einen festen Betrag oder nichts. Ein No-Show tauscht den Tauchgang auf der Rechnung gegen die Gebühr, und die Gebühr lässt sich mit Grund erlassen.
Ein Journal hinter jeder Rechnung
Jede Position, jede Zahlung und jedes Storno wird in ein verkettetes Journal geschrieben, das zeigt, ob nachträglich etwas verändert wurde. Eine abgeschlossene Rechnung ändert sich nie: Eine spätere Korrektur kommt auf die nächste Rechnung des Gastes.
Wer was sieht
Alle Rechnungen oder nur die deiner eigenen Gäste sehen, Zahlungen annehmen, Erstattungen, Rabatte über der Obergrenze und Preise auf einer Rechnung ändern sind eigene Berechtigungen, damit Tresen und Guides genau bekommen, was sie brauchen.
Bevor du die erste Zahlung annimmst
Nein. DivePilot wickelt keine Kartenzahlungen ab und bewegt kein Geld. Gäste zahlen dich wie bisher in der Tauchbasis, bar, an deinem Kartenterminal oder per Überweisung, und dein Team hält die Zahlung auf ihrer Rechnung fest.
Nein. Eine Rechnung ist deine Aufstellung dessen, was ein Gast schuldet und bezahlt hat, und jedes PDF sagt, dass es kein steuerlicher Beleg und keine Rechnung im steuerrechtlichen Sinne ist. Stelle diese weiter über dein Kassensystem, deine zertifizierte Kasse oder deine Buchhaltung aus.
Ja, mit Bedacht. Bargeld zu erfassen fällt in Deutschland, und in Österreich Bar- und Kartenzahlungen vor Ort ab den Umsatzgrenzen (15.000 EUR im Jahr, davon 7.500 EUR bar), unter Kassenvorschriften, die DivePilot nicht erfüllt. Deshalb ist Bar in Deutschland und in Österreich sowohl Bar als auch Karte zunächst ausgeschaltet. Schalte eine solche Zahlungsart nur ein, wenn deine eigene zertifizierte Kasse die rechtlich maßgebliche Aufzeichnung bleibt; DivePilot lässt dich das vorher bestätigen.
Solange die Rechnung offen ist, folgt sie der Buchung: Die Position ändert sich und der Saldo mit ihr. Ist eine Rechnung abgerechnet und abgeschlossen, ändert sie sich nie mehr, und die Differenz kommt als Korrektur auf die nächste Rechnung des Gastes.
Ja. Abrechnen auf schickt die Positionen eines Gastes auf die Rechnung eines anderen, jede unter ihrem eigenen Namen, und bei einer gemeinsam gebuchten Gruppe kann die Person, die gebucht hat, mit einem Schalter für alle zahlen. Die Rechnung des Zahlers schließt erst, wenn die Rechnungen, die auf sie laufen, ausgeglichen sind.
Die Beträge bleiben, damit deine Einnahmen und Berichte weiter stimmen, und der freie Text seiner Positionen und Zahlungen, etwa Notizen und Referenzen, wird gelöscht.
Öffne deine erste Rechnung heute Nachmittag
Deine Preisliste füllt die Rechnungen, also bekommt der erste Gast, den du buchst, eine. Probier es im kostenlosen Test aus, mit deinen eigenen Preisen und deinen eigenen Zahlungsarten.