Politique de Confidentialité

1. Qui nous sommes

DivePilot est un produit d'AskAnything GmbH, Zugerstrasse 6, CH-6330 Cham, Suisse ("nous", "notre"). Notre plateforme est accessible à l'adresse my.divepilot.app et notre site vitrine à l'adresse divepilot.app.

Pour les données relatives à votre propre centre de plongée et aux personnes qui s'y connectent, telles que les données de compte et de facturation, nous agissons en qualité de responsable du traitement. Pour les données personnelles que les centres de plongée conservent au sujet de leurs clients (hôtes, élèves et plongeurs) et du travail de leur propre équipe, tels que le planning, les absences et la rémunération, le centre de plongée est le responsable du traitement et nous traitons ces données pour son compte en qualité de sous-traitant, comme le prévoient nos Conditions d'utilisation.

Pour toute question relative à la confidentialité, vous pouvez nous joindre à privacy@divepilot.app.

2. Données que nous collectons

Nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données de compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (haché), rôle et autorisations, préférences de langue et d'affichage, et horodatage de la dernière connexion pour les membres de l'équipe.
• Données de travail de l'équipe : lorsqu'un centre de plongée utilise le planning et la paie, les affectations, les absences (y compris les jours de maladie), les paramètres de rémunération et les gains qu'il enregistre pour les membres de son équipe.
• Données du centre de plongée : raison sociale, e-mail, pays, fuseau horaire, devise et statut de l'abonnement.
• Données clients : prénom, nom, e-mail, téléphone, date de naissance, nationalité, sexe, langue, adresse, numéro de passeport, brevets et leurs numéros, historique de plongée, tailles de matériel et lestage, régime alimentaire et notes médicales, saisis par l'équipe du centre de plongée ou par les clients eux-mêmes via le formulaire d'auto-inscription ou un lien à durée limitée que le centre de plongée leur envoie pour vérifier et mettre à jour leurs informations. Un client qui réserve en ligne peut aussi saisir les informations des personnes pour lesquelles il réserve, comme des membres de sa famille ou des amis, et une adresse e-mail facultative pour chacune ; le centre de plongée conserve ces données comme celles de tout autre client. Nous enregistrons également à quel moment un client a accepté la notice de confidentialité et dans quelle version, les modifications que les clients apportent via un tel lien, ainsi que le membre de l'équipe qui a vérifié ou refusé un brevet et à quel moment.
• Données de décharge et de santé : lorsqu'un client signe une décharge numérique, nous conservons le document signé, la signature, le nom complet, l'horodatage, l'adresse IP et les informations du navigateur comme preuve légale de la signature. Un parent ou un tuteur légal peut signer au nom d'un mineur. Lorsqu'une décharge comprend un questionnaire médical, les réponses du client sont conservées comme données de santé avec l'enregistrement de la signature et ne sont visibles que par le centre de plongée responsable.
• Données de réservation et de sortie : enregistrements de réservations, y compris les heures d'arrivée, plannings des sorties bateau, affectations aux palanquées, locations, présence aux formations, informations sur les participants, carnets de plongée, et photos des listes de contrôle papier des sorties que le centre de plongée importe.
• Données de paiement : les paiements d'abonnement sont traités par Stripe. Pour afficher votre statut de facturation et votre historique de paiements, nous conservons sur nos serveurs des récapitulatifs de factures et des métadonnées du moyen de paiement (réseau de la carte, quatre derniers chiffres et date d'expiration). Les numéros de carte complets et les identifiants de paiement n'atteignent jamais nos serveurs - ils sont détenus exclusivement par Stripe.
• Données d'utilisation : journaux serveur des requêtes, des erreurs et des événements de sécurité, indiquant notamment quel utilisateur connecté a effectué une requête et à quel moment, utilisés à des fins de sécurité et de débogage. Nos serveurs web enregistrent également l'adresse IP de chaque requête.

3. Comment nous utilisons vos données

Nous utilisons les données collectées pour :

• Fournir, exploiter et maintenir la plateforme DivePilot
• Traiter les paiements d'abonnement via Stripe
• Envoyer des e-mails transactionnels aux membres de l'équipe (vérification de compte, réinitialisation de mot de passe, liens d'invitation, alertes de nouvelle inscription, rappels quotidiens) et au titulaire du compte au sujet de l'abonnement (fin de l'essai, renouvellement, paiements échoués ou en attente, contestations de paiement, résiliation et avertissements de verrouillage du compte) et, pour le compte du centre de plongée, des e-mails à ses clients (réservation reçue, confirmée, modifiée ou annulée, avec un fichier de calendrier et un code d'enregistrement ; confirmations d'inscription ; liens de signature de décharge ; liens pour vérifier leurs informations ; rappels des informations manquantes avant une plongée ; carnets de plongée partagés)
• Répondre aux demandes d'assistance
• Surveiller la sécurité, prévenir la fraude et maintenir la stabilité de la plateforme
• Respecter les obligations légales

Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires, de profilage ni pour aucune finalité au-delà de l'exploitation du service.

4. Base légale du traitement

Nous traitons les données personnelles sur les bases légales suivantes du RGPD :

• Exécution du contrat : pour fournir le service auquel vous avez souscrit.
• Intérêts légitimes : pour la surveillance de la sécurité, la prévention de la fraude et l'amélioration du service.
• Obligation légale : lorsque la loi applicable l'exige.
• Consentement : lorsque vous l'avez expressément donné, par exemple lors de l'auto-inscription des clients.

5. Conservation et sécurité

Toutes les données sont conservées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Nous appliquons des mesures de sécurité conformes aux standards du secteur, notamment :

• Chiffrement TLS/SSL pour toutes les données en transit
• Mots de passe chiffrés par hachage bcrypt
• Authentification par jetons, avec jetons d'accès de courte durée et jetons de rafraîchissement rotatifs
• Contrôles d'accès par rôle au sein de la plateforme
• Revues de sécurité régulières

Les formulaires publics tels que l'inscription, la réservation et la signature de décharges sont protégés par une vérification anti-abus automatique qui s'exécute dans le navigateur du visiteur. Elle ne dépose aucun cookie, n'implique aucun tiers et ne traite aucune donnée personnelle.

6. Partage des données

Nous ne partageons des données qu'avec les prestataires suivants, qui les traitent pour notre compte :

• Stripe : traitement des paiements. Stripe reçoit le nom et l'adresse e-mail du centre de plongée, et l'écran d'abonnement charge le formulaire de paiement de Stripe depuis les serveurs de Stripe. Soumis à la propre politique de confidentialité de Stripe.
• PurelyMail (Add Rabbit, LLC) : envoi des e-mails transactionnels depuis des serveurs situés aux États-Unis (Amazon Web Services, Virginie).
• Hetzner Online GmbH : hébergement de la plateforme, de sa base de données, des fichiers importés et des sauvegardes dans le centre de données de Hetzner à Nuremberg, en Allemagne.
• Open-Meteo : prévisions météo sur le tableau de bord. Votre navigateur les demande directement à Open-Meteo et n'envoie que les coordonnées des sites de plongée ; toutefois, comme pour toute requête web, Open-Meteo peut voir votre adresse IP.
• OpenStreetMap Foundation : les cartes des sites de plongée chargent leurs tuiles cartographiques, et la configuration initiale recherche la position de votre pays, directement depuis les serveurs d'OpenStreetMap. Comme pour toute requête web, l'OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni) peut voir votre adresse IP ; aucune autre donnée personnelle n'est transmise.

Stripe traite des données aux États-Unis dans le cadre du Data Privacy Framework UE-États-Unis et du Data Privacy Framework Suisse-États-Unis. PurelyMail (Add Rabbit, LLC) envoie nos e-mails depuis des serveurs situés aux États-Unis, où la législation sur la protection des données n'offre pas le même niveau de protection qu'en Suisse ou dans l'Union européenne. L'OpenStreetMap Foundation est établie au Royaume-Uni, pays auquel la Commission européenne reconnaît un niveau de protection adéquat.

La plateforme comme nos sites web servent l'ensemble des polices et des fichiers depuis nos propres serveurs - aucune requête de police ou d'analyse n'est adressée à Google ou à d'autres régies publicitaires. Notre site vitrine et notre Centre d'aide (help.divepilot.app) mesurent les visites avec Umami, un outil d'analyse open source qui tourne sur nos propres serveurs en Europe : il compte de manière agrégée les pages vues, les sites référents et quelques interactions, comme la lecture d'une vidéo de présentation du produit. Il ne dépose aucun cookie, ne conserve aucune adresse IP et ne partage rien avec des tiers.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de données personnelles avec des tiers. Nous ne communiquons des données aux autorités que si la loi l'exige.

Écrans du tableau des départs : un centre de plongée peut afficher ses prochains départs sur un écran dans ses locaux au moyen d'un lien secret qui ne nécessite aucune connexion. L'écran affiche le nom des clients (en entier, ou le prénom et l'initiale du nom, au choix du centre de plongée), leur niveau de brevet et si une réservation attend encore une décharge, un brevet vérifié ou du matériel, ainsi que le nom des membres de l'équipage. Le centre de plongée décide de l'emplacement de l'écran et peut révoquer le lien à tout moment.

7. Durées de conservation

Nous conservons les données tant que votre compte est actif. Si l'essai ou l'abonnement est terminé et que le compte reste verrouillé, nous conservons les données pendant 12 mois, nous vous écrivons 30 jours et 7 jours avant l'échéance, puis nous désactivons le compte ; ses données sont alors effacées définitivement 30 jours plus tard. Tant que le compte est verrouillé, vous pouvez télécharger toutes ses données clients sous forme d'un seul tableur depuis l'écran d'abonnement.

• Lorsque vous supprimez des enregistrements ou votre compte, les données sont désactivées ("suppression logique") et ne sont plus accessibles dans la plateforme, mais restent conservées dans nos systèmes comme protection contre les suppressions accidentelles. Si vous supprimez votre compte, il est désactivé immédiatement et toutes ses données sont effacées définitivement et automatiquement 30 jours plus tard, sauf lorsque leur conservation est légalement obligatoire. Pendant ces 30 jours, vous pouvez écrire à support@divepilot.app pour faire restaurer le compte.
• Dans tous les autres cas, l'effacement définitif est effectué sur demande : écrivez à privacy@divepilot.app et nous supprimerons les données de manière irréversible sous 30 jours, sauf lorsque leur conservation est légalement obligatoire.
• Les factures de votre abonnement sont conservées 10 ans par notre prestataire de paiement Stripe, comme l'exige le droit comptable suisse. Elles ne sont pas effacées avec votre compte.
• Les journaux serveur sont conservés de 7 à 90 jours selon leur type : 7 jours pour les journaux de requêtes, 14 jours pour les journaux généraux (qui comprennent les destinataires des e-mails que nous envoyons), 30 jours pour les journaux d'erreurs et 90 jours pour les journaux de sécurité. Les journaux des serveurs web contenant des adresses IP font l'objet d'une rotation automatique et sont écrasés dès qu'ils atteignent une taille déterminée.
• Les sauvegardes de la base de données sont conservées jusqu'à 4 semaines (les 7 dernières copies quotidiennes et les 4 dernières copies hebdomadaires) et servent uniquement à restaurer le service. Les données effacées de la plateforme peuvent subsister dans ces sauvegardes jusqu'à ce que celles-ci soient écrasées, au plus tard 4 semaines après.
• Les décharges signées, y compris la signature et les éventuelles réponses médicales, sont conservées comme preuve de ce que le client a accepté aussi longtemps que le centre de plongée les conserve, même lorsque le centre de plongée anonymise les autres données du client, car elles peuvent être nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
• Les liens envoyés aux clients expirent : les liens de signature de décharge après 48 heures et les liens de mise à jour de leurs informations après 30 jours au plus. Les liens du tableau des départs et les liens de carnets de plongée partagés restent valables jusqu'à ce que le centre de plongée les révoque.

8. Vos droits

En vertu du RGPD et de la loi suisse sur la protection des données (nLPD), vous disposez du droit :

• Accès : demander une copie de vos données personnelles
• Rectification : corriger des données inexactes
• Effacement : demander la suppression de vos données
• Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible par machine
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes
• Limitation : demander la limitation du traitement

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à privacy@divepilot.app. Nous répondons sous 30 jours.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle - en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ou l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.

9. Cookies et stockage local

DivePilot utilise deux cookies sur la plateforme, tous deux strictement nécessaires à la connexion : un cookie de session et un cookie de renouvellement, qui vous authentifient auprès de nos serveurs et ne peuvent être lus par aucun script s'exécutant sur la page. Étant strictement nécessaires, ils ne requièrent aucun consentement au titre du RGPD/de la directive ePrivacy. Quelques préférences d'affichage ainsi qu'une indication que vous êtes connecté(e) sont conservées dans le stockage local de votre navigateur ; les pages destinées aux clients mémorisent la langue choisie et conservent un formulaire non terminé dans le navigateur pendant quatre heures au maximum. Nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni cookies de suivi, et aucun script d'analyse tiers n'est chargé sur notre plateforme. L'écran d'abonnement charge le formulaire de paiement de Stripe, qui peut déposer ses propres cookies pour prévenir la fraude ; ceux-ci sont régis par la politique de confidentialité de Stripe.

Notre site vitrine et notre Centre d'aide ne déposent aucun cookie : leur mesure des visites (Umami, décrite dans la section Partage des données) fonctionne sans cookies et n'identifie aucun visiteur.

10. Protection des mineurs

DivePilot est une plateforme entre professionnels destinée aux exploitants de centres de plongée. Les centres de plongée peuvent enregistrer des données concernant des mineurs qui plongent avec eux, comme de jeunes plongeurs ; la décharge d'un mineur est signée par un parent ou un tuteur légal, et il incombe au centre de plongée d'obtenir tout consentement que la loi exige pour un mineur. Nous ne collectons pas sciemment de données directement auprès d'enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez que les données d'un mineur ont été saisies sans le consentement nécessaire, contactez-nous immédiatement.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. En cas de changements importants, nous informons les titulaires de comptes par e-mail et actualisons la date de "Dernière mise à jour" ci-dessus. La poursuite de l'utilisation de la plateforme après notification vaut acceptation de la politique mise à jour.

Cette politique de confidentialité a été rédigée en anglais. Les traductions dans d'autres langues sont fournies à titre de commodité uniquement. En cas de divergence entre la version anglaise et une traduction, la version anglaise prévaut.

12. Contact

Pour toute question sur cette politique de confidentialité ou sur la façon dont nous traitons vos données :